Digitale Event Tools für optimiertes Eventmanagement

Mit einer Palette digitaler Software Event Tools, der passenden Hardware und einer fachkundigen, individuell abgestimmten Betreuung unterstreichen Gahrens + Battermann ihr Engagement im Eventbereich.

Für die ebenso einfache wie effiziente Planung, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen hat die Gahrens + Battermann GmbH ein Software-Paket geschnürt, das elf einzeln oder in Kombination nutzbare Event Tools beinhaltet. Die universell einsetzbaren, bei Bedarf aber auch detailliert an den jeweiligen Kontext anzupassenden Tools arbeiten nahtlos zusammen und begünstigen einen reibungsfreien Workflow und optimiertes Management für Events. Gahrens + Battermann verspricht nicht weniger als „ein Software-System, das alle Facetten des modernen Eventmanagements abdeckt“.

Alles begann mit Event Vote

Bereits bekannt ist das im Jahr 2009 vorgestellte Event Tool Event Vote, das sich nach Aussage von Gahrens + Battermann inzwischen auf weit über tausend Events bewährt hat. Event Vote ersetzt spartanisch parametrisierte TED-Abstimmungsgeräte und bietet durch die Einbindung zeitgemäßer Smart-Devices bei einer ansprechenden Bedienoberflächengestaltung deutlich erweiterte Möglichkeiten – der Mehrwert für Veranstalter, Advertisement, Teilnehmer und das gesamte Eventmanagement liegt buchstäblich auf der Hand.

Der Erfolg von Event Vote zog Kundenanfragen zu weiteren Software-Lösungen nach sich. Inzwischen hat G + B elf Tools im Portfolio, die viele Aspekte im gängigen Eventmanagement auf der digitalen Ebene abbilden. „Auf diese Weise muss man nicht mehr zwangsläufig mehrere Dienstleister einbinden und außerdem keine Schnittstellenproblematiken oder Reibungsverluste befürchten“, sagt Max Burger, Sales Consultant Business Development bei G + B Interactive.

In puncto Hardware setzt Event Vote bevorzugt auf Apple-Produkte. Zur Miete hält Gahrens + Battermann derzeit rund 3.000 iPod touch sowie 1.500 iPad/iPad mini bereit. Die Software-Spezialisten des Hauses verstehen sich jenseits von iOS übrigens auch hervorragend auf Android, und dem Vernehmen nach konnten in der Vergangenheit zudem Erfahrungen mit Windows Mobile gesammelt werden – gute Voraussetzungen, um dem aktuellen BYOD-Trend („Bring your own Device“) gerecht zu werden. Eine Auswahl gängiger Endgeräte ist bei G + B vorhanden, so dass eine reibungslose Interaktion mit weitverbreiteten Smart-Devices vorab überprüft werden kann.

Laut Aussage von Diplom-Ingenieur Dirk Hesse, Event Innovation Manager bei Gahrens + Battermann, können bei Veranstaltungen mehr als 1.000 Teilnehmer parallel an den Möglichkeiten von Event Vote partizipieren. Um bei derart großen Anwenderzahlen passable Reaktionszeiten sicherzustellen, spannt das G + B-Team bei Events ein eigenständiges WLAN mit WPA2-Verschlüsselung auf, das nicht mit dem Internet verbunden wird und somit von außen nicht angreifbar ist.

11 Tools in 6 Sets

Erwartungsgemäß setzt G + B Interactive auf eine zentrale Datenbank, in die Inhalte von berechtigten Akteuren eingepflegt werden können. Gahrens + Battermann hat eine sinnvolle Bündelung der Software-Familie in sechs Sets vorgenommen (Roadshows und Conventions, Kongresse und Tagungen, Verkaufsveranstaltungen und Außendienst, Messen und Ausstellungen, interne Veranstaltungen und Veränderungsmanagement, medizinische Symposien und ärztliche Fortbildungen). Die Tools sind auf Anfrage auch einzeln verfügbar.

01 Event Page: Viele Veranstaltungen setzen heutzutage auf eine eigene Landingpage, die beispielsweise als Microsite innerhalb einer bestehenden Web-Präsenz realisiert werden kann. Auf der Landingpage werden Teilnehmer vorab mit Basisinformationen versorgt und/oder können über eine Maske die von ihnen benötigten Daten eingeben. G + B konzipiert gerne zur Veranstaltung passende Event-Pages, da sich Letztere vorzüglich als Startseiten für die Nutzung weiterer Interactive Tools eignen.

02 Event Setup ist ein Modul, das der Eventagentur und externen Partnern erlaubt, Dokumente gemeinsam zu verwalten und zu bearbeiten – Referenten beispielsweise kann ein Upload-Link zur Verfügung gestellt werden. Bestmögliche Übersichtlichkeit für alle Beteiligten ist gewährleistet; zentrale Aspekte wie erfolgte Inhaltsprüfung und Freigabe werden berücksichtigt. Bewähren konnte sich das Tool u.a. bereits bei der Koordination von Messekatalogen, für die Daten zahlreicher Aussteller in diversen Formaten zu unterschiedlichen Zeiten geliefert wurden.

03 Presentation Services ist ein Tool, das onsite genutzt wird, damit Referenten ihre Präsentation kurz vor ihrem Auftritt noch einmal prüfen können. Die Vortragenden werden zu diesem Zweck in einen separaten Raum gebeten und müssen somit den Regiebereich erst gar nicht betreten. Nach der finalen Freigabe werden die Inhalte via Netzwerk in die Veranstaltungsräume überspielt – das potenziell gefährliche Einstöpseln mitgebrachter, möglicherweise kontaminierter USB-Sticks entfällt. Auf den lokalen Rechnern sind die Inhalte verschlüsselt abgelegt, was einem unerwünschten Auslesen der Daten vorbeugt.

04 Registration: Die Teilnehmerregistrierung für Events bietet die üblichen Features und führt Interessenten auf eine Landingpage. Neben der Online-Sammlung von Daten ist eine Onsite-Komponente vorgesehen, die alle sinnvollen Funktionen für die Akkreditierung vor Ort beinhaltet. Optional werden von Gahrens + Battermann erweiterte Leistungen (z.B. Lanyards mit Schutzhüllen für Smart-Devices) angeboten.

05 Eine Kernkompetenz der Technikspezialisten von Gahrens + Battermann findet im Tool Event Cast ihren Niederschlag: Realtime-Livestreaming in jeglicher Form von der kompakten IP-Kamera bis zum aufwändigen Setup mit mehreren Kamerazügen und einer Bildregie nebst Ü-Wagen ist möglich. Ein interessantes Detail ist die Option, jenseits der unidirektionalen Content-Verteilung nach außen auch Remote-Teilnehmer in vor Ort stattfindende Voting-Prozesse einzubinden.

06 Digital Signage ist die Grundlage für ein Besucherleitsystem – besonders sinnvoll, wenn beispielsweise bei Kongressen Vortragsräume auf mehreren Ebenen verteilt sind und bezüglich der Belegung flexibel agiert werden muss. Wie bei anderen Tools ist die Bedienung für den Operator auch in diesem Fall per Drag-and-drop möglich. Eine Ausspielung von Sponsorenbeiträgen lässt sich sekundengenau protokollieren und abrechnen.

07 Nomen est omen: Die Event-App liefert Teilnehmern Informationen rund um die Veranstaltung und kann mittels der üblichen Verfahren auf dem eigenen Smart-Device installiert werden. Eine persönliche Agenda lässt sich einfach zusammenstellen, und auch Social Media Funktionen sind integriert. Spezielle Anpassungen werden auf Wunsch vom G + B -Team programmiert. Da die App über Internet-Stores zu beziehen ist, werden Auftraggeber hier in der Regel keine sensiblen Informationen hinterlegen.

08 Event Vote wurde bereits weiter oben erwähnt.

09 Teamplay wird dem vielfach geäußerten Kundenwunsch nach einer spielerischen Komponente in Verbindung mit dem Einsatz von Smart-Devices gerecht. Motivierende (Gruppen-)Erlebnisse werden durch geeignete Spielekonzepte gefördert; hunderte Personen können individuell oder in Teams mit- bzw. gegeneinander spielen, wobei der Mittelwert der von der Gruppe erzeugten Daten zur Echtzeit-Steuerung herangezogen wird.

10 Der Sales Presenter ist als App ausgelegt und dient der Verkaufsunterstützung. Das Tool kann die Form eines digitalen Infoterminals annehmen und konventionelle Prospektständer auf Messen ersetzen. Gewünschte Informationen lassen sich vom Gast papierlos mitnehmen, und die nach erfolgtem Opt-in anfallenden Daten kann das Unternehmen im Gegenzug für die Generierung von Leads nutzen. Der Sales Presenter ersetzt auch den klassischen Messebegehungsbogen mit mehr oder weniger stabil daran befestigter Visitenkarte: Ein Gesprächsleitfaden lässt sich auf dem Touchscreen einblenden, und Informationen zur Unterredung wie zum Kunden lassen sich durch das Standpersonal parallel in unaufdringlicher Form sammeln. Der digitale Datensatz kann unmittelbar im Backoffice ausgewertet werden. Das Tool wird übrigens auch von Gahrens + Battermann Vertriebsmitarbeitern im täglichen Einsatz genutzt.

11 DIMA steht als Akronym für Digitale Moderations Allianz und ist eng mit Event Vote verbunden. Klassische Workshop-Prozesse wie Open Space, Fishbowl oder Future Search werden mit DIMA auf die digitale Ebene überführt, was eine Dokumentation der Ergebnisse vereinfacht und auch das Gesamtverfahren beschleunigt. Die klassischen (analogen) Moderationsmethoden bedienen sich interaktionsfördernder Hilfsmittel, die es den Teilnehmern erlauben, ihre Gedanken zum Beispiel auf einer Moderationswand zu strukturieren. Als größte Herausforderungen haben sich dabei die limitierte Teilnehmerzahl, die zeitnahe Ergebnisdokumentation sowie der erforderliche Zeitaufwand herausgestellt. Durch die Ergänzung/Erweiterung mit digitalen Tools wie Event Vote hat sich in den vergangenen Jahren die Disziplin der „Digitalen Moderation“ entwickelt.

Schnittstellenproblematik passé

Die Lizenzmodelle entsprechen den üblichen Gepflogenheiten im Eventmanagement und berücksichtigen sowohl Wünsche nach einem einmaligen Einsatz wie auch nach einer regelmäßigen Verwendung auf Events. Die Kosten für maßgeschneiderte Software-Module stellen sich erfahrungsgemäß vorteilhafter dar, wenn die Tools regelmäßig für wiederkehrende Veranstaltungen genutzt werden. Ein Verkauf einzelner oder mehrerer Tools ist nicht vorgesehen. Der Mieteinsatz wird stets von kompetentem, speziell geschultem Gahrens + Battermann-Personal begleitet.

Wie das anfängliche Aufsetzen der Datenbank gehandhabt wird, ist Teil der Übereinkunft zwischen dem Kunden und Gahrens + Battermann – sofern gewünscht, erledigt der Full Service-Dienstleister sämtliche anfallenden Aufgaben und nimmt dabei gemäß einer treffend gewählten Analogie von Max Burger „wie der Steuerberater einen Schuhkarton mit unsortierten Unterlagen entgegen“. Sollen vom Kunden präferierte Software-Lösungen in G + B Interactive eingebunden werden, programmieren die IT-Spezialisten des Hauses geeignete Schnittstellen, die ein „andocken“ ohne unnötige Doppelarbeit ermöglichen. Zum Software-Team von Gahrens + Battermann gehören inzwischen zehn festangestellte Programmierer.

In Teilbereichen stellen auf einen einzelnen Aspekt spezialisierte Anbieter deutlich mächtigere Anwendungen zur Verfügung, deren Leistungsfähigkeit jedoch nicht in jedem Kontext erforderlich ist. Als Gesamtlösung sowie in der Verquickung mehrerer Tools kann G + B Interactive seine Stärken ausspielen und Schnittstellenproblematiken minimieren – dafür, dass beim Event alles reibungslos funktioniert, bürgt nicht zuletzt die bei Gahrens + Battermann über Jahrzehnte hinweg gesammelte Veranstaltungserfahrung.