Dos & Don’ts: Planungsschritte für digitale Live-Events

Ein „physisches“ Live-Event ist nicht 1:1 in ein virtuelles umsetzbar. Jedes digitale Live-Event muss genauso individuell geplant werden, nur die Vorbereitungen sind andere. Möglich ist alles, die Frage ist nur, wie schnell, sicher und skalierbar muss es sein.

(Bild: Shutterstock / P A)

Das Ziel von Veranstaltungen besteht in der positiven Beeinflussung der Markenbekanntheit, Verfestigung emotionaler Markenbilder, der Kundenbindung sowie der Steigerung des Kaufinteresses und der Kaufbereitschaft. Weiterer wichtiger Zweck für viele Eventteilnehmer ist stets das Networking, der gemeinsame Austausch. Die Vermittlung von Informationen ist insbesondere bei internen Veranstaltungen häufig ein Grund für das Zusammenkommen. Selbst wenn in Zeiten der Corona-Pandemie keine persönlichen Begegnungen und somit Live-Events zulässig sind, haben all diese Ziele weiterhin Bestand und wollen und sollen erreicht werden. Digitale Live-Events sollen hier die Lücke füllen.

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Buzzwords wie „Hybrid Events“, AR und VR begannen schon seit 2016 den deutschen Eventmarkt zu durchdringen, richtig Fuß fassen konnten die Ideen und Technologien jedoch nicht. Auch die großen deutschen Veranstaltungstechnikdienstleister setzten sich mit der Materie auseinander, meistens blieb es jedoch auf dem Feld der Spielerei, denn es mangelte an echter Nachfrage. „Neumann&Müller Veranstaltungstechnik hat vor etwa zweieinhalb Jahren dann eine Streaming Task Force gegründet“, erzählt Stephan Lindner, technischer Entwickler Video & Broadcast bei N&M. „Die Technik hinter allen digitalen Live-Eventformaten ist keine Hexerei, nur fehlt häufig ein gemeinsames Wording. Daher haben wir bei N&M jetzt erstmal verständliche Begriffe definiert, damit alle Beteiligten vom gleichen Sachverhalt sprechen und keine Missverständnisse entstehen.“

Planungsschritte für digitale Live-Events

Doch welche Schritte sind für die Planung eines digitalen Corporate Events an sich nötig? Stephan Lindner definiert folgendes Vorgehen:

1. Format festlegen
2. Funktionalitäten benennen
3. Anzahl der Teilnehmer bestimmen

Hierauf setze dann die technische Lösung auf, so Lindner. Um Kunden zu zeigen, welche digitalen Formate denkbar wären, wurden bei N&M folgende Definitionen geschaffen: One-to-Many beschreibt die klassische Distribution von Informationen ähnlich Netflix, einer TV-Übertragung oder auch einem Webinar; das Remote-Meeting hat den Zweck der Collaboration, ähnlich den bisherigen Meeting-Situationen in den Unternehmen mit der Zuschaltung externer Kollegen; und Event-to-Event symbolisiert ein klassisches Eventsetting mit einer Bühne und mehreren, digital hinzugeschalteten Zuschauergruppen, zwischen welchen Interaktion möglich ist.

Vom Visagist bis hin zu Analyse-Tools: wichtige Fragestellungen

Steht das Eventformat, geht es an die Spezifikationen der Ausgestaltung des digitalen Live-Events. Fragestellungen, die hierbei beantwortet werden sollten:

• Welche Technik ist bei den Event-Teilnehmern vorhanden? Müssen vielleicht Cases mit entsprechendem technischem Equipment vorab verschickt werden? Ist die Technik selbsterklärend oder muss ein Techniker diese aufbauen bzw. installieren?
• An welchem Ort soll das Studio entstehen? Ein temporäres Studio in einer Eventlocation kann einen größeren Charme als Setting besitzen, allerdings muss die nötige Studiotechnik erst eingebracht werden. Ein fest installiertes Studio bei einem Dienstleister bietet die größtmögliche technische Ausstattung. Ein eigener Raum, der genutzt werden kann, mag einen Wiedererkennungswert aufweisen und ist kostengünstig. Die Frage ist: Was ist möglicherweise bereits vorhanden/gebucht, was ist die Zielsetzung?
• Wie ist die Umgebungssituation bei Speakern etc., die per Video oder Live-Stream hinzugeschaltet werden? Welcher Hintergrund ist im Bild zu sehen? Sind ein Visagist und/oder Ausstatter nötig? Können diese bei Bedarf zum Speaker geschickt werden? Ist die Vermittlung eines Videokonferenz-Knigge nötig?
• Ist bei länderübergreifenden Events ein Dolmetscher nötig? N&M z.B. bietet den Service der eigenen ISO-genormten RSI-Studios (Remote Simultaneous Interpreting), mittels derer sich ein Übersetzer im Stream dazwischenschalten lässt.
• Welche Ausspielungsmöglichkeiten der Übertragung sind gewünscht? Eine interaktive Website im Corporate Design des Kunden, eine direkte Einbettung mittels iframe in die Kundenwebsite, eine Integration in Microsoft Teams, auf YouTube, Facebook oder anderen Kanälen?
• Welche Applikationen zur Interaktion sind gewünscht? Welche Möglichkeiten für Gamification gibt es? Gängige Funktionen sind Umfragetools, interaktive Fragemöglichkeiten mit Moderatorfunktion, die Einbindung von Präsentationen sowie das zur Verfügung stellen von Dateien wie Videos und Dokumenten.
• Kann oder soll das Verhalten der Teilnehmer am digitalen Live-Event noch während der Veranstaltung ausgewertet werden? Sollen Veranstaltungsinhalte noch entsprechend flexibel angepasst werden können? – Ausführliche Analyse-Tools für eine Auswertung im Nachgang sind eigentlich immer integriert, egal welche Software man nutzt.
• Verfügt man über genügend Serverkapazität oder muss man diese zumieten? Wie sind die Serverstrukturen aufgebaut, wie steht es um die Netzstabilität? Wird mit dedizierten Servern gearbeitet, wie etwa bei N&M? (D.h. der Server wird speziell für einen bestimmten Zweck bzw. von nur einem einzelnen Kunden genutzt, was gegenüber virtuellen Servern oder Shared-Hosting-Paketen Vorteile wie höhere Sicherheit, individuelle Administration oder bessere Geschwindigkeit eröffnet.)
• Wie verhält es sich mit der Einhaltung der DSGVO sowie der Datensicherheit?

Anhand der diversen Fragen lässt sich bereits erkennen, dass die Vorbereitung eines digitalen Live-Events nicht unterschätzt werden sollte. Stephan Lindner empfiehlt je nach Größe des Events zwei bis drei Wochen Vorlaufzeit. Darüber hinaus sollte man einen Probentag einkalkulieren. „Die Menschen müssen noch mehr als früher an die Hand genommen werden“, resümiert Lindner. Bei digitalen Events verschmelzen Veranstaltungstechnik und IT noch mehr ineinander als bei „physischen“ Events, und die meisten von uns sind wahrscheinlich keine IT-Experten. „Unsere größte Hürde ist, dass wir etwa nicht beeinflussen können, welches Device mit welchen Spezifika der Event-Gast am anderen Ende der Leitung besitzt“, so Lindner weiter. Denn das schwächste Glied bestimmt bei einem digitalen Event den Gesamtaufbau.

Bandbreite, Datensicherheit & Preise

Ein entscheidender Faktor ist die Qualität des Internetanschlusses bzw. das Vorhandensein einer festen Bandbreite ohne Schwankungen, weiß auch Michael Pütz, Produktmanager Rundfunk bei Media Broadcast. Eine geringe Latenzzeit sollte beim Aufbau der Netzwerkstruktur ebenfalls bedacht werden. Deutschlands größter Serviceprovider der Rundfunk- und Medienbranche hat seine Flotte an Satellite-News-Gathering (SNG) Fahrzeugen bereits in 2018 mit professioneller Streaming-Encoder-Technik aufgerüstet und setzt seitdem auch die Webcast-Plattform SlideSync ein, deren Services vor allem auf die Anforderungen von Firmenkunden ausgerichtet sind. Mit der SNG-Flotte lässt sich kurzfristig über Satellit eine entsprechend breitbandige Internetverbindung für HD oder Full HD Streams aufbauen, sollte diese beim Kunden nicht vorhanden sein. Per Encoder-Technik ist eine Übertragung auf mehrere Ausspielungsquellen gleichzeitig möglich.

Bestimmend für die Übertragung vom Event zur Webcast Plattform ist eine stabile und entsprechend große Bandbreite, um die gewünschte Qualität (z.B. HD oder Full HD) übertragen zu können. Je nach der Anzahl der am digitalen Live-Event erwarteten Teilnehmer müssen passende Serverkapazitäten vorgesorgt werden. Die Teilnehmerzahl ist bzw. kann auch – je nach Anbieter und eingesetzten Tools – ausschlaggebend für den Preis sein. Hinsichtlich der Kosten bewegen sich digitale Events, gemäß Pütz, auf einem ähnlichen Level wie klassische Fernsehproduktionen, nur eben auf einem anderen Medium mit anderen Möglichkeiten. Bei der Nutzung der Webcast-Plattform SlideSync bestimmen etwa die Zahl der Zuschauer sowie die Zuschau-Dauer letztendlich den Preis. „Die Event-Qualität beim Einsatz von professioneller Produktionstechnik kombiniert mit professioneller Encoder-Technik ist natürlich eine komplett andere als bei einfachen Mitteln wie Laptopkamera und Skype, und bewegt sich dementsprechend in einer anderen Preiskategorie“, argumentiert Michael Pütz.

Die Sicherheit bleibt jedoch bei allen digitalen Events immer ein kritischer Aspekt: Jeder ist auf das Public Internet angewiesen, und einen 100%igen Schutz vor Hackern wird es hier niemals geben. Dennoch tun die Technikdienstleister alles dafür, jedes digitale Live-Event so sicher wie möglich zu machen. „Mit unserer Webcast-Plattform sind beispielsweise verschiedene Zugriffslevel realisierbar, etwa per verschlüsseltem Link oder mittels Passwort“, erklärt Pütz, „und da alles HTML5-basiert ist, ist der Stream dennoch von jedem Gerät ohne zusätzliche Plug-Ins abrufbar.“ Stichwort: Barrierefreiheit im Netz.

Viele Wege führen zum Ziel

Allgemeines Fazit: Der Kunde sollte wissen, was er mit dem digitalen Live-Event erreichen will, dann lässt sich die technische Lösung auch darauf adaptieren. „Es gibt immer mehrere technische Umsetzungsmöglichkeiten, wir beraten hier im Vorfeld, was alles möglich ist“, so Stephan Lindner. „Daher ist am Ende die Vergleichbarkeit unter den verschiedenen technischen Anbietern und Angeboten auch momentan nicht bzw. nur schwer gegeben.“ Ein unschlagbarer Mehrwert von digitalen Live-Events ist (neben den hier nicht weiter ausgeführten Einsparmöglichkeiten auf Gebieten wie Reisekosten, Catering, Fokussierung der Inhalte, etc.), dass Events eben – trotz allem – weiterhin durchführbar sind. Besser eine virtuelle Begegnung als gar keine!