Eventtechnik im Ausland – von Stolperfallen, Kuriosem und Event-Highlights

Ganz ohne Zweifel – die Eventbranche ist reisefreudig und nicht nur in Deutschland auf Events, Kongressen und Messen unterwegs. Viele der Eventtechnikdienstleister sind bei den unterschiedlichsten Eventformaten im Ausland, meist für ihre deutschen Kunden, nicht zuletzt aufgrund ihrer Zuverlässigkeit und Qualität sehr gefragt. Wir haben die Spezialisten befragt und sie berichten uns über kleine Stolperfallen, Kurioses aber auch Event-Highlights auf ihren Reisen!

(Bild: Late Night Concepts)

Da sind sich alle Eventtechnikdienstleister einig: Eine detaillierte Projektplanung und die Kenntnisse über die Gegebenheiten vor Ort sind besonders bei Projekten im Ausland extrem wichtig, genauso wie die notwendige Gelassenheit und der kühle Kopf in so manchen Situationen. Alle verbindet der Reiz und die Herausforderung des oftmals Fremden, aber auch die positiven und negativen Erfahrungen, die man von einem Projekt im Ausland mitbringt; sowohl technisch als auch menschlich fließen diese ganz automatisch in die Umsetzung der nächsten Projekte mit ein.

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China

Eine mehrtägige Tagungsveranstaltung im Finanzsektor führte Late Night Concepts aus Werne nach China. Mit Eventtechnik und Messebau realisierten sie in einer Woche Veranstaltungen in Peking, Xi’an und Shanghai. Die Reisen waren mit eigenen Fahrern unkompliziert, trotz ständigen Staus. Neben strengen Zollvorschriften „von thermodicht über pestizidbehandelt bis verplombt“ war die Logistik zwischen den Städten eine planerische Herausforderung. Die Zumietung erfolgte dort über Ausschreibungen mit Probeaufbau. Nach einigen Re-Konfigurationen erfolgte der Zuschlag bei der unverzichtbaren Vorbesichtigungsreise. Auffallend sind zahllose Überwachungskameras und das Tracking bei Google, Mail & Co., die Kommunikation mit chinesischem Prepaid-Handy ist qualitativ sehr gut und günstiger – WeChat statt WhatsApp. Die Zusammenarbeit war gut, respektvoll und von strenger Hierarchie geprägt, in der kaum Verantwortung übernommen wird. Wenn 20 bestellte Helfer zum Abbau nicht kommen, heißt es nur „ja, ja, die kommen gleich …“ Erstaunlich war die Müdigkeit der Helfer, ganz offensichtlich durch zu viele Jobs. Generell sind deutsche Präzision, Pünktlichkeit oder auch der Qualitätsanspruch in China nicht immer leicht durchzusetzen.

“Ein außergewöhnliches Land, in dem man gut geplant manche Defizite kompensieren kann, und Spaß dabei hat; indem man Menschen begeistert, gelingen auch unter Zeitdruck Höchstleistungen – meistens”

Ingo Kaiser, Late Night Concepts

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Ukraine

Einen Stopp in der Ukraine machte Ambion aus Kaufungen und realisierte in Kiew auf einer großen Sportveranstaltung die Informationstechnik, Venue TV und eine Medientribüne. Eigens entwickelte Hardware wurde sehr zum Vorteil für die Umsetzung vor Ort. Unterwegs kann mit Material und Personal viel passieren – beim Trucking sind Carnet, Fahr- und Standzeiten an Grenzen zu nennen. Unterkünfte sind schwer zu bekommen, kurioserweise wurden diese vorab gecancelt und zu höheren Preisen wieder verkauft. Die Infrastruktur war nicht die Beste und viele der örtlichen Helfer sprachen kein Englisch, teilweise waren Dolmetscher unverzichtbar. Ambion arbeitet nach deutschen Standards, wobei der Aufwand, dies zu realisieren, hoch ist. Die Gewährleistung der Arbeitssicherheit ist ein Problem, da weder landesspezifische Regularien noch Sensibilität bezüglich der PSA vorhanden sind. Zumietungen wie z.B. Stapler stehen oft nicht auf den vereinbarten Plätzen oder verspäteten sich. Grundsätzlich galt: Bringe die Zeit mit, die du brauchst, und setze nichts voraus. Offenheit, Flexibilität und der Sinn für das Notwendige sind vor Ort angebracht. Beeindruckend waren die Arbeitsbereitschaft und Flexibilität der Helfer, die sich u.a. wunderten, dass ein Arbeitstag nur zehn Stunden hat.

“Es war eine Bereicherung, mit vielen sympathischen Personen zusammenzuarbeiten, die Lust hatten, das Projekt zu stemmen und auch offen für andere Lösungsansätze waren. Und ganz nebenbei, das herzhafte ukrainische Essen war unfassbar lecker”

David Kozniewski, Ambion

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Südafrika

In und um das südafrikanische Kapstadt herum wurde von dlp motive eine mehrwöchige Pressevorstellung für einen deutschen Automobilkonzern mit audiovisueller Technik ausgestattet. Lange Laufzeiten erforderten Ersatzmaterial sowie eine Reparaturmöglichkeit vor Ort. Veranstaltungstechnik ist zwar zu bekommen, spezielle Wünsche oft kompliziert oder teuer. Ein zeitlicher Puffer für die Logistik ist sinnvoll, so wurde der Container wegen Sturm 500 km entfernt ausgeladen und über Land transportiert. Bei der Einfuhr war u.a. zu beachten, dass kein unbehandeltes Holz geliefert wird, Sonderbauten mussten hierfür extra beschichtet werden. Die Infrastruktur für Technik ist wenig ausgeprägt, so gibt es z.B. keine Helferfirmen mit spezialisiertem Personal. Backup-Material für „dynamische Situationen“ sollte man einplanen. „Können wir in der Raucherecke buntes Licht haben, oder ein Funkmikro für die Eröffnung?“ – denn Nachlieferungen sind in Südafrika spontan kaum zu realisieren. Und auch das Klima stellte hohe Anforderungen: Hohe Temperaturen und die salzhaltige Atmosphäre machten nach der Rückkehr des Materials eine intensive Überarbeitung nötig.

“Produktionen im Ausland sind, was die Herausforderungen angeht, auf der Skala ganz oben angesiedelt – genau das, was wir an unserem Job so mögen”

Thomas von Treichel, dlp motive

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Frankreich

Eine Station der „Woodlands and beyond …“-Tour der weltbekannten Pianistin Hélène Grimaud war Frankreich, neben Deutschland und der Schweiz. Zu Gast bei den Nachbarn unterstützte der Eventtechnikdienstleister rent4event aus Schwetzingen die Künstlerin und ihren Flügel visuell in der Philharmonie de Paris. Eine „flüsterleise“, quadratische LED-Wand als Bühnenbild für das unverstärkte Livekonzert, mit wunderbar auf die Musik abgestimmten Bildern des Fotokünstlers Mat Hennek, bescherte einen unvergesslichen Abend mit bleibenden akustischen und visuellen Erinnerungen für das Publikum und die französische Künstlerin. Insbesondere beeindruckte das französische Lebens- und Musikgefühl bei der Produktion, weniger spektakulär waren technische, logistische, klimatische, kulturelle oder politische Herausforderungen. Zumietungen bei lokalen Dienstleistern stellten ebenso keine Probleme dar, die verfügbare Menge und Qualität sind vergleichbar mit unserem Standard. Von Vorteil waren deren Kenntnisse der Location und die personell zuverlässige Arbeit. Selbst die Kommunikation (Deutsch-Englisch vs. Französisch-Englisch) bezeichnete rent4event als „magnifique“.

“Die Tour hat – wahrscheinlich gerade aufgrund der unterschiedlichen Herausforderungen – mächtig Spaß gemacht!”

Martin Kolb, rent4event

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Dänemark

Als Komplettdienstleister mit Licht-, Ton-, Videotechnik, Set-Bau und Specials für einen Radiologenkongress mit 700 Teilnehmern reiste die Media Resource Group aus Crailsheim nach Kopenhagen in Dänemark. Auch im Ausland war es dem Kunden wichtig, ein aussagekräftiges Bühnensetup sowie zahlreiche Workshops im CI zu realisieren. Dabei war es erforderlich und sinnvoll, spezielle technische Möglichkeiten und die Gegebenheiten vor Ort im Vorfeld zu klären. Mögliche Sprachbarrieren in Dänemark können mit Englisch schnell überwunden werden. Wichtige Aspekte zu Entsendungen und Bautätigkeiten können bei der AHK angefordert werden, das Ausfüllen der A1-Bescheinigungen kann eine gewisse Herausforderung darstellen. Die Infrastruktur für Zumietungen stellte in Dänemark für diese Kongressproduktion hingegen kein Problem dar. Was die Sicherheit angeht, sind Dienstleister, unter Beachtung der deutschen Sicherheitsrichtlinien, auch in Dänemark bestens aufgestellt. Die Arbeit innerhalb Europas ist hier für Veranstaltungstechnikdienstleister keine große Hürde – bis auf so manche sprachliche Irritation war es kaum zu spüren, dass das Team in Dänemark arbeitete.

“Wir wurden vor Ort herzlich und freundlich aufgenommen und kommen selbst auch gerne wieder!”

Jens Müller, Media Resource Group

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Bahrain/Arabischer Raum

Projekte im arabischen Raum sind eine Herausforderung – der Stuttgarter LED-Spezialist Screen Visions nimmt sie seit Jahren gerne an. Projektumsetzungen wie die Formel-1 in Bahrain sind im arabischen Raum besonders spannend und herausfordernd. Visa werden u.a. nur in Verbindung mit persönlichem Erscheinen und Einladungen genehmigt. In Sachen Logistik arbeitet Screen Visions ausschließlich mit Event-Spediteuren zusammen, die genau wie die LED-Experten über langjährige Auslandserfahrung verfügen. Grundsätzlich gibt es zwei Logistikvarianten: entweder via Airfreight (schneller, Kosten höher) oder via Containerschiff (pro Strecke ca. drei bis 4 Wochen Dauer, Kosten geringer). Die Zumietung bei (europäischen) Unternehmen ist vor Ort gut möglich, allerdings sind oft die Kapazitäten beschränkt. Außerdem sind die klimatischen Bedingungen schwierig, die mit 40 bis 50 Grad besondere Anforderungen an das empfindliche Material stellen.

(Bild: Screen Visions)

“Eigentlich fühlt sich ein internationales Projekt im Nachgang wie jedes andere Projekt an. Fast so, als wäre das Ganze in der Veltins-Arena passiert. Wenn ich dann aber an die komplexe Vorplanung zurückdenke, merke ich doch ganz schnell, dass die Veranstaltung eben doch nicht in der Veltins-Arena stattgefunden hat”

Oliver Hahn, Screen Visions

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USA

Auf einer World Tour für General Motors reiste der internationale Medientechnikdienstleister CT Creative Technology mit Virtual-Reality-Equipment und eigener Spielentwicklung zu den US-Messen in Los Angeles, New York, Detroit und Chicago. Als größte Herausforderung in den Messehallen gilt die Verpflichtung zur Beauftragung von „Unions“ (Gewerkschaften). Diese „Mitarbeiter“ sind sehr teuer und es ist aufwändig, da für einzelne Tätigkeiten verschiedene Unions beauftragt werden müssen, z.B. Elektriker, Videotechniker, Rigger, Fahrer etc., und diese mehr Zeit und Pausen beanspruchen. Die Einreise, im besten Fall als „Supervisor“, ist durch die elektronische Einreise meist schnell und unkompliziert, das Einführen von Material stellt kein Problem dar. Die Zumietung und Verfügbarkeit von Equipment ist einwandfrei, allerdings sind die Preise um ein dreifaches höher als bei uns, vor allem, weil es in den USA weniger Wettbewerber und Dry-Hire-Unternehmen gibt. Es lohnt sich also, trotz der Transportkosten auf Material aus Deutschland zurückzugreifen. Die Infrastruktur im Land wirkt vernachlässigt: herunterhängende Stromleitungen, kaputte Straßen und Brücken, marode Bahnhöfe etc. Die Amerikaner selbst sind sehr freundlich, an fremden Kulturen interessiert und extrem kontaktfreudig.

(Bild: CT Creative Technology)

“Man freut sich auf Projekte in den USA, kehrt aber auch gerne wieder in das geschätzte und ‘aufgeräumte’ Deutschland zurück”

Mike Dörfling, CT Creative Technology

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Schweiz

Für eine Pressekonferenz auf dem Genfer Autosalon reiste Sinus Event-Technik aus Mörfelden mit Tontechnik in die Schweiz. Sprachbarrieren in der französischsprachigen Schweiz stellen eine gewisse Hürde dar, auf dem Messestand kann es mit Englisch, Koreanisch, Italienisch etc. noch bunter werden. Daneben gibt es (Sicherheits-)Bestimmungen für den Auf- und Abbau, zudem sollte man die Arbeitszeit von acht Stunden/Tag nicht überschreiten. Und auch die Lautstärkebestimmungen sind anders: So darf z.B. die Lautstärke am FOH nicht mehr als 86 db(A) betragen. Eine Besonderheit ist das Zolldokument Carnet/ATA bei der vorübergehenden Einfuhr, denn der Ablauf ist komplex, z.B.: Packen in nummerierte Kisten, Erfassung von Menge, Gewicht, Seriennummer etc. in Excel-Listen, Eröffnung Carnet bei der IHK mit Formularen, Prüfung des deutschen Zolls, Grenzkontrolle/Zoll mit Wartezeiten, Kontrolle durch Messezoll – erst dann beginnt der Aufbau. Beim Abbau wird alles wieder in seine Kiste mit der korrekten Nummer gepackt, dann Carnet Freigabe durch Messezoll, Ausfuhrbestätigung an der Grenze und Schließung des Carnets bei der IHK. Wichtig: Ab 300.000 Euro Warenwert ist eine Bürgschaft fällig und die IHK, der Grenz- und Messezoll sind nicht 24 Stunden geöffnet.

(Bild: (die) FOTOinitiative)

“Zusammenfassend kann man sagen: Die Schweiz ist sehr schön und sehr teuer – stellt aber für echte Eventprofis keine besondere Herausforderung dar”

Marcel Sachs, Sinus Event-Technik

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