Funk- und Intercomtechnik: Abläufe durch Kommunikation enger verzahnen

Bewegte Bühnenelemente, satter Sound, grandiose Visuals: Wahrgenommen werden technische Lösungen, wenn sie direkt die Sinne ansprechen. Unverzichtbar für eine gelungen Veranstaltung ist aber eine nahtlos laufende Kommunikation aller Beteiligter – vom Produktionsleiter über den Bediener eines Scheinwerfers bis zum Gratwurst-Grill. Tim Herbrig, Account Manager bei Riedel Communications, gibt Tipps zur Bedeutung von Kommunikationslösungen.

[Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel stammt von Mai 2018]

Brachiale Boxen, gleißendes Licht: Veranstaltungstechnik widmete sich in ihrer Entstehungsphase in erster Linie den besonders plakativen Themen. Aus der „Ursuppe“ der Event-Branchen entwickelten sich erste Spezialisierungen in Richtung Event-Konzeption oder Veranstaltungsplanung. Und sehr früh erkannte Thomas Riedel, dass man auch bereits mit einem sehr unspektakulären Angebot „nur“ aus Handfunkgeräten einen sehr wichtigen Beitrag zum Gelingen einer Veranstaltung beitragen kann. Die sich aus diesem Bedarf entwickelnden Unternehmen – wie Riedel Communications – bieten heute unterschiedlichste Techniken und Dienstleistungen für Messen, Sportveranstaltungen, Tagungen bis hin zum Stadtteilfest an. Für Musikveranstaltungen ist Tim Herbrig als Account Manager der Ansprechpartner bei Riedel. Und obwohl er heute technologisch komplexe Strukturen anbieten kann, stellt er fest, dass die erste Annäherung an Kommunikationslösungen nach wie vor über das Thema Funk erfolgt. „Wir brauchen da mal ein paar Funkgeräte für unsere Organisation …“ ist ein beliebter Standardsatz – auch wenn man danach feststellt, dass ja auch Aufgaben wie eine Signalverteilung zu lösen sind.

Kommunikationstechnik – wofür?

Jeder kennt die Mitarbeiter auf großen Festivals, die über den „Rasierer“ an ihrer Schulter mit ihren Kollegen sprechen. Dabei beginnt die Bandbreite schon beim kleinen Stadtteilfest, und die möglichen Anwendungsfelder werden bei Riedel in Segmente wie Theater, Industrie, Broadcast und Event gegliedert. Unter Events wiederum können Sportveranstaltungen fallen, Konzerte, Händlertagungen oder Industrie- und Automotiveanwendungen. Unterschieden werden kann zwischen einer drahtlosen Lösung per Funk oder einem per Kabel realisierten Konzept, angefangen von einer direkten Verbindung zweier Mitarbeiter z. B. zwischen Mischpult und Bühne. Tim Herbrig erklärt: „Kommunikation ist bei allen Veranstaltungen jeglicher Art notwendig – jeder spricht ja mit jedem. Egal, ob es nur eine kleine Absprache ist – ‚Jetzt gehst du auf die Bühne!’ oder: ‚Hier der Aussteller auf dem Markt hat eine Frage zu seinem Standbau, kann da mal jemand hingehen?’ Immer müssen Leute miteinander sprechen, um einen Event durchführbar zu machen.“

Unterstützt werden also alle Aufgaben, die mit Abstimmung oder Timing zu tun haben. Bei Sportveranstaltungen beispielsweise betrifft es auch alle sicherheitsrelevanten Punkte wie die Ordner und Sicherheitskräfte, Absprachen mit den Kameraleuten und die Verbindung zum Ü-Wagen. Hinzu kommt die Kommunikation der Gastro-Stände untereinander: „Bei mir ist die Bratwurst aus, ich brauche Nachschub!“ Also Aufgaben, die mit dem eigentlichen Charakter der Veranstaltung gar nichts direkt zu tun haben, wo aber Wege länger sind, mehrere Stationen und Personen involviert sind und es auf Zeit ankommt, man also nicht kurz nebenan selbst ins Kühlhaus gehen kann: „Wenn dann gerade Halbzeit ist und man nichts verkaufen kann, wäre das natürlich ärgerlich!“ Zudem ist auch lautes Herumrufen schon wegen des ruhigen Veranstaltungscharakters meist gar nicht denkbar, erinnert Tim Herbrig.

Vorteile professioneller Kommunikationssysteme

Aber warum überhaupt in komplizierten Funk oder Intercoms investieren – es hat doch jeder mindestens ein Smartphone in der Tasche, mit einer Fülle an Messenger-Apps und eher zu viel als zu wenig Kommunikation? „Drei Leute, die miteinander sprechen wollen – das würde bedeuten, dass die für das Smartphone die Hände frei haben müssen, um zu lesen oder zu reagieren“, entgegnet Tim Herbrig. „Das ist ja nie möglich, selbst bei Mitarbeitern, die fest an einer Position stehen, ist ja nicht unbedingt gerne gesehen, dass sie ein Smartphone in der Hand haben. Stattdessen hat man also das Funkgerät am Gürtel und beide Hände frei, plus Akustikzubehör wie ein Tarnset im Ohr. Gut, zum Antworten muss ich einmal drücken, aber das geht auch mit einem Finger, und oft muss man nur hören. Und man registriert eben die Information direkt – man ruft z. B. in die Gruppe Gastro ‚Wir brauchen jetzt dringend neue Wurst!’ Bis jemand eine Antwort getippt hätte, hat man auch schon kurz geantwortet und ist bereits unterwegs.“ Außerdem kann man definieren, ob man nur eine Person erreichen möchte, oder einen größeren Personenkreis. Zur Auswahl stehen unterschiedlichste Varianten, angefangen von kleinen Geräten ohne Display nur mit Kanal- und Lautstärkeregler – die für die meisten Anwendungen reichen – bis zu komplexen Lösungen mit Namen- und Gruppenanzeigen. Manche Funkgeräte haben mittlerweile eher die Größe eines Smartphones mit integrierter Antenne – sehr passend für den eleganten Einsatz samt Knopfhörer bei Hostessen, die ja nicht unbedingt mit einem martialischen Gürtel wie ein Rigger herumlaufen sollen.

Etwas anders zeigt sich die Handhabung bei reinen Funklösungen oder Intercoms: Während beim Funk nur abwechselnd (push to talk) Nachrichten ausgetauscht werden können, laufen die Gespräche beim Intercom – ob drahtlos oder kabelgebunden – wie in einer normalen Unterhaltung im offenen Kanal auch gleichzeitig ab (oder durcheinander …). Beides ist auch kombiniert möglich.

Einzug hält zunehmend auch die Digitalisierung, wie beispielsweise Riedels „Bolero“ zeigt: Ein Konzept, dessen moderne Intercom-Endgeräte sogar „Funkgerät-ähnlich“ eingesetzt werden können. Vor allem ist es ohne viel Aufwand schnell einsatzfähig, da es als „standalone“ funktioniert: Nach der Positionierung einer Antennenposition können die Teilnehmer ohne weitere Verkabelung oder Konfiguration sofort beginnen, miteinander zu kommunizieren. Das spart bereits bei Veranstaltungsbeginn viel Zeit und Stress und hilft, Verzögerungen zu vermeiden.

Auswahl des passenden Kommunikationskonzepts

Dimensionierung und Struktur des Konzeptes sind veranstaltungsabhängig. Am wichtigsten, so Tim Herbrig, sei am Anfang die Entwicklung einer Kommunikationsmatrix: Wer muss mit wem sprechen können, welche Gruppen sind nötig? Diese Struktur wird dann von den Technikern im System abgebildet, sodass Aufbau und Inbetriebnahme schließlich einfach erfolgen: Im Idealfall werden die Komponenten vor Ort miteinander verbunden, während auf den einzelnen Punkten bereits die Namen der beteiligten Gruppen und Personen erscheinen. Aus unnötiger Scheu vor der Technik würden oft nur rudimentäre Lösungen gefordert, während es bereits viel effizientere und allumfassendere Möglichkeiten gibt. Außerdem wachse im Planungsprozess ein Bewusstsein für bisher nicht berücksichtigte Sprechpositionen, die z. B. in einem Nebengebäude sitzen – dann aber technisch einfacher eingebunden werden können, als gedacht, sodass man sie doch nicht einzeln telefonisch anrufen muss. Umgesetzt werden kann das System, ob groß oder klein, dann je nach Wunsch: Entweder, man nutzt die Gelegenheit und erweitert seine eigene Kompetenz in der Anlagenkonfiguration, oder man nimmt die Dienstleistung des Lieferanten für die Programmierung oder auch den Aufbau mit in Anspruch.

Wird ein Event durch die Kommunikationstechnik eigentlich teurer? Tim Herbrig: „Durch professionelle Kommunikationstechnik wird die Ansprache viel direkter und schneller. Und überall dort, wo man Zeit sparen kann, spart man auch Geld!

10 Tipps für das Kommunikations-Briefing

• Überblick über den Veranstaltungsort und dessen Größe verschaffen
• Gibt es Außen- und/oder Innenflächen?
• Gibt es bauliche Besonderheiten, wie Räume in einem tieferen Bunker?
• Wie groß sind die Distanzen?
• Kommunikationsmatrix definieren: Wer muss mit wem sprechen können?
• Welche Gesprächsgruppen werden benötigt?
• Bleiben die Mitarbeiter in ihrer Zone oder wechseln sie z. B. von draußen nach drinnen, sollen aber weiter auch nach außen sprechen können?
• Trotz aller Verschwiegenheit: Gibt es benachbarte Produktionen, die evtl. unbemerkt für sich bereits Ressourcen belegen (damit sich nicht ein Lichttechniker meldet, obwohl ich den Bratwurstmann rufe)?
• Machen an manchen Stationen fest belegte Sprechstellen mehr Sinn als mobile Funkgeräte?
• Technische Dienstleister frühzeitig in die Planung einbinden und um Support bitten!

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