Guestmanagement für Digital-Events

Nicht nur live müssen Gäste koordiniert werden, auch digitale und hybride Veranstaltungsformate brauchen ein professionelles Teilnehmermanagement. Wir erklären, worauf Veranstalter hier achten sollten und welche (inhaltlichen) Vorteile ein professionelles Guestmanagement mit sich bringt.

(Bild: Shutterstock / Andrey)

Wer für sein kommendes Event Planungssicherheit haben möchte, kommt auch 2022 um digitale Formate nicht herum. Online-Veranstaltungen sollten jedoch nicht als notwendiges Übel angesehen werden, bieten sie doch eine Reihe von attraktiven Möglichkeiten für Veranstalter. Entscheidend dabei ist auch ein durchdachtes Teilnehmermanagement.

Das „Warum“ des Events

Bevor sich Veranstalter jedoch Gedanken zum Teilnehmermanagement machen, sollten sie sich grundlegend mit dem „Warum“ ihres Events auseinandersetzen. Was ist das Ziel der Veranstaltung? Welches Format hat das Event? Und wer sind die Teilnehmenden? Aus diesen Fragen ergeben sich bereits wichtige Schlussfolgerungen an die Anforderungen der digitale Eventplattform und auch an das Teilnehmermanagement. So seien laut Oliver Maître, Geschäftsführer des Wuppertaler Unternehmens für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation Guest-One, manche Gäste schon bei der Online-Registrierung überfordert, auch die Frage nach dem präferierten Endgerät – mobil oder Desktop – kann Auswirkungen auf die Umsetzung des Digital-Events haben.

Spannend sei, so Marcel Schettler, ebenfalls Geschäftsführer bei Guest-One, auch die Frage nach der Flexibilität der genutzten Plattform. Dabei sollten Veranstalter klären, wie das Teilnehmermanagement in die nachgelagerten Funktionen der Streaming-Plattform integriert ist. Wie werden die Daten zwischen den Systemen ausgetauscht? Insbesondere bei kurzfristigen Anmeldungen könnten hier Probleme auftauchen, wenn die Daten in einem nachgelagerten Schritt übertragen werden müssen, erklärt Schettler. Schlimmstenfalls müsste dann die Registrierung vorzeitig gestoppt werden. Hilfreich sei es hier, einen durchgängigen Prozess zu haben.

Veranstalter sollten sich darüber hinaus kritisch mit dem Thema Interaktion auseinandersetzen. Hier würde leider viel zu oft nur durch die technische Brille geschaut, bemerkt Oliver Maître. Zwar gäbe es viele Spielereien, Gimmicks und Gadgets, diese müssten jedoch nicht nur zum Format passen, sondern auch aktiv mit Inhalten befüllt und im Hintergrund gemanaged werden. Veranstalter würden dies oft vergessen. Dazu zähle beispielsweise die Betreuung des Chats, der Umgang mit Fragen oder die Veröffentlichung von Wahlergebnissen und Umfragen.

Bindeglied Teilnehmermanagement

Warum braucht es aber nun ein professionelles Teilnehmermanagement? Zum einen müssen Veranstalter wissen, wie viele Teilnehmende beim Event dabei sind. Guestmanagement erleichtert also die Kapazitätsplanung. Diese spielt nicht nur bei hybriden Veranstaltungen eine Rolle, um den zurzeit nötigen Abstand zu wahren – Stichwort Sitzplan und Timeslots –, sondern muss auch bei digitalen Events beachtet werden. Je nach Anzahl der Teilnehmenden ändern sich hier die Anforderungen an die Plattform, vorzuhaltende Serverkapazitäten und auch die Kosten für das Streaming.

Veranstalter sollten laut Marcel Schettler zudem bedenken, dass mit der Einladung das Event beginnt. Über die Registrierung werde der Teilnehmende abgeholt und zur Veranstaltung hingeleitet. Zudem könnten Veranstalter im Rahmen der Anmeldung wichtige Informationen zum Gast erhalten und die individuellen Bedürfnisse in Erfahrung bringen.

So können Teilnehmende entsprechenden Gruppen oder Kategorien zugeordnet werden, die eventuell auch unterschiedliche Rechte und Interaktionsmöglichkeiten haben. Ergänzend besteht die Möglichkeit, dem Gast personalisierte Inhalte oder Event-Teile anzubieten sowie begrenzte Formate wie Breakout-Sessions oder Workshops einfach zu kontingentieren. Teilnehmende bekommen bei der Veranstaltung so mehr von den Aspekten zu sehen, die sie wirklich interessieren und das Event gewinnt an Relevanz.

Das führende System

Oliver Maître und Marcel Schettler sprechen sich außerdem für eine Customer Journey ohne „Login-Kaskaden“ aus. Bestenfalls gilt also der Login, der im Rahmen der Registrierung angelegt wird, im späteren Verlauf auch für die Streaming-Plattform und die weiteren Formate, wie eine angeschlossene digitale Messe oder das Webmeeting-Portal für Workshops in Kleingruppen.

Vorteilhaft ist es hier, wenn bereits alles in einem System angeboten wird und nicht eine Vielzahl von Einzellösungen miteinander verbunden werden müssen. So haben denn auch Guest-One ein eigenes modulares System, bestehend aus Online-Anmeldung, Live-Streaming-Plattform und Online-Wahlkabine, entwickelt. Dieses kann durch Betreuung und weitere Service-Leistungen ergänzt werden. „Auf Wunsch koordinieren wir die gesamte digitale Veranstaltung – von der Konzeption bis hin zur Abwicklung der Einladungen über das Teilnehmermanagement, dem Live-Streaming sowie dem Management der Wahlen vor Ort und der Zusammenfassung von Ergebnissen oder Protokollen“, berichtet Marcel Schettler. „Dabei haben wir den Blick weniger auf technische Spielereien und Gamification gelegt, sondern auf stabile Prozesse und den Einsatz sinnvoller und nützlicher Funktionen.“

Digitale Wahlkabine

(Bild: Guest-One)

Insbesondere für den Einsatz bei digitalen Versammlungen hat Guest-One ein modulares Versammlungstools entwickelt, welches webbasiert arbeitet und über gängige Internetbrowser abrufbar ist. Teilnehmende und Veranstalter benötigen keine zusätzliche Software.

Mithilfe der Online-Wahlkabine besteht hier die Möglichkeit, rechtssichere und geheime Wahlen durchzuführen. Durch die Vergabe dezidierter Rechte an Gruppen oder Einzelne ist es möglich, dass nur (stimm)berechtigte Teilnehmende die Online-Wahlkabine betreten dürfen, Gäste des Events sind nicht freigeschaltet. Datenschutzkonformität, Vorgaben hinsichtlich geheimer und rechtssicherer Wahlen werden dabei ebenso berücksichtigt wie mögliche Satzungsvorgaben zu Mehrheiten und Stimmrechtsbündelungen.

Fazit

Bereits mit der Einladung und der Registrierung beginnt das Event für die Teilnehmenden. Schon in diesem Prozess die Bedürfnisse der Gäste zu erfahren, bringt für Veranstalter einen immensen Mehrwert. So können dem Publikum wirklich relevante Inhalte ausgespielt, die Absprungrate wesentlich reduziert werden. Denn: anders als bei Live-Events sind die Gäste nicht im Stuhl gefangen, können nicht einfach schnell den Raum verlassen. Digital-Events benötigen eine neue Art der Dramaturgie, Teilnehmende müssen mit relevantem Content und einer guter User Experience gebunden werden. Genau hier kann professionelles Teilnehmermanagement einen wichtigen Beitrag leisten.