In vielen Briefings und Ausschreibungen im Rahmen eines Events spürt man immer häufiger die Suche und den Wunsch nach Innovationen. Dabei stellt sich oft die Frage, wie auch das Teilnehmermanagement zum (noch besseren) Gelingen einer Veranstaltung beitragen kann.
Marcel Schettler betreut mit der Guest-One GmbH jährlich rund 150 Projekte. (Bild: Jens Heinrich)
Häufig sind die Anforderungen und Wünsche an das Teilnehmermanagement relativ unkonkret – man möchte etwas interaktives, man möchte Apps, man möchte mal etwas „ganz anders machen“, ohne jedoch eine Zielsetzung oder den Nutzen klar definieren zu können.
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Der Hintergrund ist klar – Event-Planer stehen regelmäßig vor der großen Herausforderung, jede Veranstaltung zu etwas Besonderem, ja Einzigartigem zu machen. Kein Wunder, dass die Suche nach Neuem und der Wunsch nach Innovationen ganz oben im Lastenheft zu finden ist und sich mittlerweile über alle Bereiche erstreckt. Auch für die Vertreter des Gewerks Teilnehmermanagement stellt sich die Frage: Wie und an welcher Stelle kann das Teilnehmermanagement ebenfalls innovativ sein?
Chancen für innovative Lösungen beim Teilnehmermanagement
Auf den ersten Blick werden dabei häufig rein technische Aspekte betrachtet. Dass jedoch Onlineanmeldungen auch auf Tablets oder auf Smartphones laufen, dass Eintrittskarten elektronisch verschickt werden und vielleicht einen scanbaren QR-Code beinhalten – das alles gehört vielfach schon zum Standard im Teilnehmermanagement und ist somit keine neue Nachricht mehr.Vermeintlich innovative, aber nicht ausgereifte technische Gimmicks oder Apps einzusetzen, kann schnell nach hinten losgehen. Oft kollidieren solche Tools zudem mit den budgetären Vorstellungen des Kunden. Was also tun? Ein häufig noch ungenutztes Potenzial, Events durch die Mittel des Teilnehmermanagements zu besonderen Veranstaltungen mit „dem“ individuellen und persönlichen Touch werden zu lassen, liegt in der rechtzeitigen konzeptionellen Einbeziehung eines entsprechenden Dienstleisters. Für Guest-One ebenso wie für viele Mitbewerber aus dem Bereich Teilnehmermanagement gilt: Sie sind keine reinen Software-Entwickler (mehr). Die Anbieter von Teilnehmermanagement-Systemen sind vielmehr hochspezialisierte Dienstleister, Prozessberater und Konzeptioner – Programmier-Knowhow inklusive.
Einige Kunden haben das erkannt und beschreiten diesen Weg bereits sehr erfolgreich. Sie nehmen dabei eine Vorreiterrolle ein. Das frühzeitige Nachdenken, einerseits über Teilnehmermanagement-Prozesse, andererseits über die Zielgruppe bzw. Gäste, bietet Chancen für innovative Lösungen. Auf der Basis eines konkret ausgearbeiteten Plans lassen sich Wege initiieren, die Gäste bereits im Vorfeld der Veranstaltung zu aktivieren und eng an den Event anzubinden. Was spräche dagegen, Gäste schon bei der Anmeldung nach ihren konkreten Wünschen, Zielen und Vorstellungen zu fragen?
Das Einfordern von Feedback, das Involvieren der Gäste über das Teilnehmermanagement, bietet die Option, schon in der Einladungs- und Anmeldephase Informationen einzuholen, die einen unmittelbaren Einfluss auf die weitere Planung haben können. Fragen wie die Folgenden werden ja bereits gestellt: Hat der Gast ein Handicap? Gibt es Unverträglichkeiten beim Essen? Bestehen Allergien gegen bestimmte Nahrungsmittel? Liegen diese Informationen vor, dann profitieren alle Beteiligten von individuell maßgeschneiderten Lösungen: Die Planer können präziser arbeiten und sich ganz auf die Bedürfnisse der Gäste konzentrieren. Den Gästen wiederum wird schon beim ersten Kontakt signalisiert, dass der Veranstalter auf ganz persönliche Dispositionen eingeht. Doch das ist längst nicht das Ende der Möglichkeiten. Die Zeit ist reif, mit den Mitteln des Teilnehmermanagements den nächsten Schritt zu gehen und deutlich stärker inhaltlich zu arbeiten.
Personalisierung vs. Massenabfertigung
Stellen Sie sich vor, Sie entwickeln abweichende Einladungs- und Anmeldevarianten für unterschiedliche Zielgruppen über das Teilnehmermanagement, oder Sie lassen die Gäste über die Themen, Inhalte oder Veranstaltungsteile eines Events abstimmen. Haben Sie Ihren Gästen schon einmal vorab die Möglichkeit geboten, ihre Referenten zu befragen oder mit anderen Gästen in Kontakt zu treten? Oder können Sie sich vorstellen, Ihren Gästen ganz unterschiedliche und personalisierte Inhalte anzubieten? Gerade im Bereich der Personalisierung liegen weitere Möglichkeiten, sich von der Masse abzuheben. Vielleicht kommt die nächste Einladung nicht allgemein von der Firma XYZ, sondern vom jeweiligen Kundenberater – perfekt personalisiert mit dessen Unterschrift und Kontaktdaten?
Innovatives Teilnehmermanagement kann hier unterstützen und bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Gästen Wünsche zu erfüllen und besondere Akzente zu setzen. Grundvoraussetzung für eine Realisierung ist, wie oben erwähnt, die frühzeitige Einbeziehung des Gewerks Teilnehmermanagement in die Planung von Events – am besten schon in der Pitchphase.
Marcel Schettler ist Geschäftsführer der Guest-One GmbH mit Sitz in Wuppertal. Der 42-Jährige verfügt über mehr als 20 Jahre Berufserfahrung in der Veranstaltungsbranche. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Teilnehmermanagement und Gästeorganisation. Guest-One betreut jährlich rund 150 Projekte. Für EVENT PARTNER beleuchtet Marcel Schettler aktuelle Trends, Entwicklungen und Fragestellungen rund um die Themen Teilnehmermanagement und Gästeorganisation.
