Woche der Umwelt: Nachhaltiges Event im Schloss Bellevue

Rund 12.000 Gäste fanden anlässlich der „Woche der Umwelt“ bei einem zweitägigen Event den Weg in den Garten von Schloss Bellevue und konnten ein durchweg anspruchsvolles Programm verfolgen sowie sich in engagiert geführte Diskussionen einbringen. Unter herausfordernden Rahmenbedingungen sorgte L&S als technischer Generaldienstleister für einen reibungslosen Ablauf mit perfekt geplanter Logistik.

Am 7. und 8. Juni 2016 lud Joachim Gauck gemeinsam mit der Deutschen Bundesstiftung Umwelt (DBU) zur „Woche der Umwelt“ in den Park von Schloss Bellevue ein. Die Umweltschau fand bereits zum fünften Mal am Berliner Amtssitz des Bundespräsidenten statt und präsentierte erneut innovative Ideen und Projekte zum Thema Nachhaltigkeit – der Umweltschutz und die mit ihm verbundenen wirtschaftlichen wie gesellschaftlichen Chancen standen im Zentrum des Interesses.

Vor der beeindruckenden Schlosskulisse nutzten knapp 200 Aussteller die Gelegenheit, ihre Ideen zu Klimaschutz, Energie, Ressourcen, Boden und Biodiversität, Mobilität und Verkehr sowie Bauen und Wohnen auf fast 40.000 m2 Parkfläche vorzustellen. Parallel zur Ausstellung wurde ein breitgefächertes Vortrags- und Diskussionsprogramm an geboten: Auf der Hauptbühne erörterten Vertreter aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft in moderierten Gesprächsrunden die Schwerpunktthemen des Events. Ergänzend standen knapp 80 Fachforen auf der Agenda.

L&S: Einer für alles
Technischer Generalunternehmer für das zweitägige Event war die L&S Veranstaltungs- und Messetechnik GmbH & Co. KG, die im aktuellen Jahr ihr 25-jähriges Bestehen feiert und bereits zum zweiten Mal anlässlich der „Woche der Umwelt“ im Schloss Bellevue aktiv wurde. Jenseits der für L&S typischen Arbeitsbereiche (Veranstaltungstechnik und Messebau) kümmerte sich die Firma auch um die temporär eingebrachte Veranstaltungsinfrastruktur, die Zelte, Wasser- und Stromversorgung, Schutzzäune, Beschilderung, Möblierung und weitere Aspekte beinhaltete.

Bis zu 70 Fachkräfte und Helfer wurden in Peak-Zeiten bei der Veranstaltung für L&S tätig. Auf- und Abbau sollten möglichst geräuschlos vonstattengehen, um die Amtsgeschäfte des Bundespräsidenten nicht zu stören – ein gepflegtes Auftreten war auch für die Steelhands geboten, die gemeinhin als eher buntes Völkchen mit tendenziell robustem Umgangston gelten. „Als Dienstleister muss man im Schlosspark immer damit rechnen, dass der Aufbau wegen eines Staatsgastbesuchs kurzfristig für mehrere Stunden unterbrochen wird“, weiß L&SGeschäftsführer Tobias Berghaus. „Man sollte daher Zeitreserven einplanen, damit zu Beginn der Veranstaltung alles pünktlich fertig ist.“

Die Vorlaufzeit für die umfangreichen Planungsarbeiten betrug rund ein halbes Jahr. Sämtliche Fäden liefen bei insgesamt fünf Parteien zusammen: Bundespräsidial amt, DBU, DBU Zentrum für Umweltkommunikation, Caterer (Food et Event Osna brück) sowie L&S – entsprechend war die Schnittstellenkommunikation durch direkte Verbindungen gekennzeichnet.

Rasen & Rabatten
Aufgrund der besonderen Rahmenbedingungen mussten sämtliche Arbeiten mit größter Sorgfalt ausgeführt werden: Schloss Bellevue steht ebenso wie der angrenzende Park unter Denkmalschutz, und für den Zugang zum Sitz des Bundespräsidenten gelten höchste Sicherheitsanforderungen. In Absprache mit dem schloss eigenen Gärtnerteam wurde festgelegt, zu welchen Zeiten der Rasen befahren werden darf, welche Wege zu nutzen sind und welche Spezialfahrzeuge in welchen Arealen zum Einsatz kommen können. Schwer beladene Trucks mussten auf dem nahegelegenen Logistikhof in Transportfahrzeuge mit rasengeeigneter Bereifung umgeladen werden. Vom Golfcart samt Anhänger bis zum Handwagen wurde quasi alles genutzt, was erlaubt war – nicht zuletzt, um neben der Technik auch schwere Exponate an die Stände der Aussteller bringen zu können.

„Ein fahrlässiger Umgang mit den Gegebenheiten wäre nicht akzeptabel – man kann im Schlossgarten nicht einfach mal den Weg quer durch die Rabatten abkürzen …“, betonte Projektleiter Andreas Werthmöller, der als Meister für Veranstaltungstechnik bei L&S Verantwortung übernahm. „Wenn Kabel entlang eines Beets geführt werden müssen, steht meist ein Gärtner direkt nebenan und achtet auf eine korrekte Verlegung. Selbstverständlich wird man gut betreut und auch umfassend unterstützt, denn alle Beteiligten sind an sinnvollen Lösungen interessiert. Die Zusammenarbeit haben wir als sehr angenehm empfunden.“ Erwartungsgemäß mussten Auf- und Abbau für die einzelnen Gewerke sowie für die Aussteller bis ins Detail koordiniert werden, um den Rasen nicht unnötig zu belasten, Schäden zu vermeiden und den Sicherheitsbestimmungen gerecht zu werden. Zeitweise konnte vor und nach der Veranstaltung ein penibel getakteter, fast wie eine ShowVorführung anmutender „Exponate-Autokorso“ beobachtet werden.

Messebau: Gleiche Möglichkeiten für alle
Anlässlich des Events wurde fast der gesamte Schlosspark bespielt. Ausstellungs- und Forenzelte sowie Catering-Stände und Crew Tents erstreckten sich ausgehend vom zentralen Veranstaltungsplatz fingerförmig über den Park. Jeder Quadratmeter, der sich irgendwie für die Veranstaltung nutzen ließ, wurde in Anspruch genommen.Allen Ausstellern wurden gleiche Möglichkeiten eingeräumt: In den Zelten und unter den Pagoden standen jeweils ein Tisch, ein S ideboard, mehrere Hocker und eine Präsentationswand zur Verfügung. Erweitern ließ sich die Basisausstattung durch großformatige LC Displays, die L&S auf Anforderung bereitstellte – finanzkräftige DAX-Konzerne besaßen bei der „Woche der Umwelt“ prinzipiell die gleichen Präsentationsmöglichkeiten wie ein ambitionierter Gewinner von „Jugend forscht“.

Die Standgrößen betrugen 3 × 3, 3 × 4 und 3 × 6 Meter. Werbung kam nur äußerst reduziert zum Einsatz; die verwendeten Infotafeln w urden einheitlich vom DBU Zentrum für Umweltkommunikation (der hauseigenen Eventagentur der DBU) gestaltet. In jedem Forenzelt kamen zwecks Wiedergabe von Präsentationsinhalten zwei 65″ Bildschirme aus den Beständen von L&S zum Zuge. Sofern es in Einzelfällen Schwierigkeiten mit dem Anschluss mitgebrachter Laptops oder Formatfragen gab, standen L&S-Mitarbeiter den Vortragenden mit Rat und Tat zur Seite.

Veranstaltungstechnik: Bühne, Bild und Ton
Die vom TÜV abgenommene Hauptbühne mit einer Nettonutzgrundfläche von 12 ×10 Meter wurde von L&S speziell für das Event konzipiert und wird künftig unter der Bezeichnung „QuickStage 100“ im RentalPortfolio zu finden sein. Bei der Premiere im Schlosspark gefiel die brandneue Bühne mit einer repräsentativen Kulissentreppe sowie einer lichten Anmutung, welche perfekt zum sommerlichen Charakter der Veranstaltung passte. Die Traversen waren mit weißen Platten verblendet, und die Seitenwände wurden von transparenter Folie gebildet, so dass sich nicht der Rock’n’Roll-typische Eindruck eines „schwarzen Lochs“ einstellte – ansprechende Kamerabilder mit viel Tageslicht waren auf diese Weise garantiert.

Zur Übertragung von Bewegtbildern in Full-HD-Qualität hatte L&S drei Kameras im Einsatz, die mit einer in einem Pavillon untergebrachten Bildregie kommunizierten. Von hier wurde das auf der Hauptbühne stattfindende Programm live ins Internet gestreamt. Rechts der Bühne hatten die Techniker eine tageslichttaugliche LED-Wand mit Maßen von 5,18 × 2,88 Meter errichtet.

Zur Beschallung des Platzes wurden Line-Arrays von L-Acoustics herangezogen, die durch entlang der vorderen Bühnenkante montierte Nahfeldlautsprecher ergänzt wurden und im Verbund für eine sehr gute Sprachverständlichkeit sorgten. Über den Schlosspark verteilt befanden sich weitere Lautsprecherpositionen, die über Funkstrecken angebunden waren und in erster Linie für Veranstaltungshinweise genutzt wurden. Im Fall der Fälle hätte sich die Beschallungstechnik als Notfalldurchsagesystem für Evakuierungszwecke einsetzen lassen. In den Forenzelten wurde punktuell beschallt; insgesamt wurde im Park auf eine ruhige, den allerorts lebhaft geführten Gesprächen zuträgliche Atmosphäre ohne Hintergrundmusik geachtet. Die Drahtlosmikrofonie stammte von Sennheiser. Für Übersetzungen stand an der Hauptbühne eine Dolmetscherkabine bereit.

Nachhaltigkeit in allen Belangen
Erfreulicherweise wurden bei der Gestaltung des Events Umweltaspekte umfänglich berücksichtigt: Geachtet wurde auf eine energieeffiziente Beleuchtung, den Einsatz von Mehrwegeverpackungen, die Verwendung recyclingfähiger Materialien sowie deren sortenreine Trennung nach Ende der Veranstaltung. Der Caterer setzte beim Speisenangebot konsequent auf Bio-Qualität; Porzellanteller, Gläser und Metallbesteck sprachen für sich. Die Anreise per Bahn war aus ganz Deutschland für 69 Euro (1. Klasse) mit einem DBU Veranstaltungsticket möglich.

Die Mühen aller Beteiligten wurden mit bestem Berliner Sommerwetter belohnt, und die Veranstalter freuten sich über reges Besucher interesse, trotz der umfangreichen Sicherheitskontrollen. Für L&S war die „Woche der Umwelt“ ein rundum erfolgreicher Premium-Showcase, bei dem Veranstaltungstechnik und Messebau als Kernkompetenzen des Unternehmens eindrucksvoll ineinandergriffen. „Wir freuen uns, als Generalunternehmer alle Leistungen aus einer Hand anbieten zu können“, stellte Stefan Werthmöller, Verkaufs- und Marketingprofi bei L&S, in Berlin heraus. „Die Veranstaltung ist exzellent gelaufen!“, freute sich L&S-Geschäftsführer Tobias Berghaus gegen Ende des zweiten Tages. „Der Kunde ist ebenso wie der Hausherr sehr zufrieden, und auch vom schlosseigenen Gärtnerteam haben wir keine Klagen vernommen.“