Die richtigen Ideen machen Kongresszentren zu Eventlocations

Events in Kongresszentren gelten oft als farblos und nüchtern. Oft könnten jedoch die richtigen Ideen eine ungemein attraktive Eventlocation zaubern!

Gemütlich ist ein Kongresszentrum fast nie und atmosphärisch kann es mit einer historischen Industriehalle selten mithalten. Aus Veranstaltersicht hat ein Event im Kongresszentrum im Vergleich zu spannenderen Locations aber einen enormen Vorteil: Es ist alles schon da. Und zwar in Perfektion, wenn das Haus gut geführt ist. Genügend Räume, Bühnen, Technik, eingespieltes Catering, Service – man muss fast nichts mitbringen. Das spart Zeit, Kosten und gibt dem Gastgeber ein Gefühl der Sicherheit. Ein schlagendes Argument in Zeiten knapp kalkulierter Budgets und aberwitzig kurzer Produktionszeiten. Wenn ein Unternehmen ins Kongresszentrum lädt, erwarten erfahrene Gäste nichts Gutes: Endlose PowerPoints, anstrengende Workshops, Anstehen in den Kaffeepausen. Na hoffentlich ist wenigstens die Abendveranstaltung irgendwo anders, wo es ein bisschen gemütlicher ist …

Kreative Eventlocations

Die Kreativdenker in Unternehmen und Agenturen sind meist weniger überzeugt von Kongresszentren. Kann man in einem Kongresszentrum überhaupt erlebnisstarke, kreative Events veranstalten? Wir haben uns beim FAMAB umgeschaut und gefragt, in welcher Art von Location unglaublich kreative Events stattfanden.

Das Ergebnis: Bei den Indoor-Events favorisieren die Kreativen Sportarenen, Flugzeughangars, eine klassizistische Festhalle oder gleich den Produktionsort des Produkts. Und immer spielt die Location aktiv mit, sie ist ein Teil der kreativen Inszenierung. Ein relativ neuer Trend ist der Drang ins Freie. Die Unternehmen gehen zunehmend mit ihren Gästen und ein paar Zelten ins offene Gelände – auf ein weiträumiges Flugfeld, in einen Industriepark, in ein Resort am Mittelmeer, auf den Uni-Campus oder sie stellen sich mit einem Truck auf einen urbanen Platz. Hauptsache Bewegungsfreiheit, keine störenden Wände, kein vorgegebenes Design. Outdoor-Events gab es schon immer, aber der Freiraum für Ideen und Aktionen scheint den Veranstaltern zunehmend wichtiger zu werden – und die Angst vor Wetterwechseln geringer.

Besonders kreativ war beim FAMAB-Award 2014 die Location-Auswahl in der Kategorie Best Charity-/Social-/Cultural-Event: Die Event-Konzeptioner verzichteten gleich ganz auf eine Location im klassischen Sinne und gingen dahin, wo das Leben spielt: In die Krankenzimmer einer Kinderklinik, auf eine Straßenkreuzung auf der Reeperbahn und in den Olympiapark bei den Spielen in Sotschi.

Ein Gold-Event im Freiburger Kongresszentrum

Von den 15 preisgekrönten Veranstaltungen der Kategorie Event fand 2014 nur eine in einem Kongresszentrum statt. Dafür zählte genau dieses Event im „Konzerthaus Freiburg“ zu den Top-Einreichungen des diesjährigen FAMAB Award: Der spektakuläre „Energiesee“ der Fraunhofer Gesellschaft. Die Kölner Agentur onliveline entwickelte eine abgesenkte, begehbare Projektionsfläche über 15 × 20 Meter. 700 Gäste saßen auf Tribünen ringsherum und erlebten, wie projizierte Bilder, Licht, Musik und Darsteller live miteinander interagierten. Dieses aufwändige Setting und die hoch innovative Live-Computing-Performance des Videokünstlers Frieder Weiss brachten dem „Energiesee“ verdientes Gold in der Königsdisziplin Corporate. Geht doch.

Mit dem Event ins Kongresszentrum ? Ja bitte! Wenn es passt.

Eventstrukturen werden zunehmend komplexer. Der Tagungspart eines Corporate Events besteht heute in der Regel aus Plenum und Workshops, meist als Circle-Training organisiert. Zwischendurch schickt man die Teilnehmer auch mal zum Yoga-Kurs. Ausstellungen und Mini-Messen sind bei Firmentagungen nahezu obligatorisch, interaktiv-spielerische Elemente gehören hier zum guten Ton. Abends darf es dann doch gern die festliche Gala mit Bühnenprogramm sein. Diese differenzierten Raumanforderungen werden von vielen Kongresszentren perfekt bedient.

Gleichzeitig stellt gerade dieses flexible Angebot Eventdienstleister vor besondere Herausforderungen. „Catering in Kongresszentren ist generell sehr anspruchsvoll. Das liegt zum einen an den unterschiedlichen Veranstaltungsarten, wie z. B. Selbstzahler-Veranstaltungen, Kongresse, Tagungen, Kulturveranstaltungen oder auch Galas, zum anderen an den diversen Größenordnungen“, sagt Johannes Molderings vom preisgekrönten Eventcaterer Lemonpie.

Aber nicht nur die Logistik zählt. Manchmal ist das Kongresszentrum als Location auch aus inhaltlichen Gründen erste Wahl. Fabian Frauendorf, CD der Leipziger Agentur Occaseo: „Congress Center haben nicht nur einen infrastrukturellen und kostenseitigen Vorteil gegenüber den meisten Miet-Locations. Ein nicht zu unterschätzender Vorzug ist außerdem, dass ihre Architektur per se die Aura ‚konzentrierten Arbeitens‘ atmet. Das heißt, gerade bei Eventformaten, die echte Teilnehmerinteraktion auf einer fachlichen Ebene fördern sollen, bieten sich diese ‚Arbeitsräume‘ hervorragend an.“ Für eine chillige Designer-Lounge oder eine hippe Szene-Party ist ein Kongresszentrum sicher nicht die richtige Location. Wenn nicht nur gefeiert, sondern auch informiert werden soll, sind Kongresszentren für Veranstalter sicher interessant.

Leider verstehen viele Kreative die Entscheidung ihres Kunden für die Location „Kongresszentrum“ als Kreativitätskiller statt als Herausforderung. Da wäre noch Luft nach oben.

Lesen Sie hier das Beispiel über das Erfolgsgeheimnis der Event-Maschine Estrel!