Tipps für die Wahl der richtigen Eventlocation

Zur Planung eines Events gehört es auch, die richtige Location auszuwählen. Die Venue muss dabei nicht nur gut erreichbar sein und den technischen Ansprüchen der Veranstaltung gerecht werden, sondern auch ins Budget passen. Lesen Sie hier, worauf es bei der Wahl der Eventlocation ankommt.

(Bild: Dmitry Zvolskiy - Pexels)

Auch wenn Kongresse, Tagungen und andere Events von den Inhalten leben, ist die richtige Location essentiell für den Erfolg der Veranstaltung. Die Venue muss nicht nur zum Event passen und den richtigen Rahmen bieten, sondern auch so gut sein, dass sie den Teilnehmern positiv in Erinnerung bleibt.

Die Auswahl der Eventlocation sollte immer am Anfang der Eventplanung stehen, denn von ihr hängt ab, welche weiteren Dienstleistungen gebucht werden müssen. Findet das Event z. B. in einem Hotel statt, kann es sein, dass das hauseigene Catering genutzt werden muss. Die Venue sollte außerdem nicht nur thematisch zum Event passen und dafür sorgen, dass sich die Gäste wohl fühlen, sondern bestenfalls eine besondere Geschichte erzählen und die Gäste faszinieren.

Auch ohne Besichtigung können erste wichtige Informationen und Eindrücke aus dem Internet oder den Tagungsplanern entnommen werden, um eine Vorauswahl zu treffen. Keine Beschreibung und kein noch so schönes Foto kann jedoch eine Besichtigung vor Ort ersetzen. Dabei wird oft schnell klar, ob Räumlichkeiten und das Personal vor Ort den Vorstellungen und Ansprüchen genügen.

Um eine effiziente Recherche nach passenden Eventlocations zu gewährleisten, kann eine Checkliste hilfreich sein:

• Für welche Zielgruppen und für welchen Kunden ist das Event gedacht und wie sehen deren Ansprüche aus?
• Welcher Bedarf besteht in Bezug auf Größe, Ausstattung, Ambiente und Anzahl der Räumlichkeiten und der weiteren Infrastruktur?
• Sind die Vortragsräume tageshell, gut belüftet und akustisch abtrennbar?
• Wird moderne und funktionale Tagungstechnik bereitgestellt und genügt diese den Anforderungen?
• Sind Peripherieräume als Servicebüros, Aufenthaltsräume für das Team, Lager oder Arbeitsraum vorhanden?
• Ist ein bestmöglicher Auftritt für Sponsoren möglich? Können Banner beispielsweise in der Event-Location in exponierter Lage aufgehängt und angebracht werden oder sind Flächen für eine Präsentation vorhanden?

Bei der Auswahl der Location sollte auch die An- und Abreise der Gäste beachtet werden. Liegt der Veranstaltungsort verkehrstechnisch ungünstig oder es sind nicht genügend Parkplätze vorhanden, kann die Veranstaltung vorzeitig beendet werden. Es kann ebenso von Vorteil sein, eine Venue auszusuchen, die speziell für Events geeignet ist. Besondere Orte wie Scheunen oder Fabrikhallen haben zwar viel Charme, verfügen aber meistens nicht über die nötige Ausstattung.

Auch das Budget ist ein entscheidender Faktor für die Auswahl einer Location. Dabei lohnt es sich, die Preise zu vergleichen. Einige Locations beinhalten nämlich nur die Raummiete, ohne Heizung, Reinigung und Mobiliar, bei anderen ist alles inbegriffen.