Welche Venue Services sind jetzt ein Must-have bei der Location-Wahl?

Eine geeignete Eventlocation für die nächste Tagung oder das Meeting mit Incentive-Rahmenprogramm muss heute – insbesondere nach Corona – mehr bieten als die Vermietung von Fläche. Wir zeigen, welche Faktoren ein Must-have bei der Location-Wahl sind.

(Bild: Nico Pudimat)

Bestanden Events früher noch aus nett dekorierten Räumlichkeiten und einem guten Catering, ist der Anforderungskatalog an die perfekte Eventlocation mittlerweile enorm gewachsen. Im gleichen Zug hat sich das Portfolio an Venue Services diversifiziert. Und die Corona-Pandemie stellt Veranstalter wie Locationbetreiber noch einmal vor neue Herausforderungen.

Events, insbesondere solche aus dem Corporate-Bereich, haben (eigentlich) eine Vorlauf- und Planungszeit von mehreren Monaten. Eine mäßige Impfquote und aktuell nicht absehbare gesetzliche Vorgaben lassen Veranstalter jedoch immer kurzfristiger agieren. Stornobedingungen von mehreren Monaten für eine Venue werden mittlerweile als inakzeptabel angesehen. Flexibilität und die Überarbeitung der AGB ist auf Betreiberseite gefragt – Veranstalter wiederum sollten genau auf die Stornofristen achten.

Auch wenn sich alle wieder live treffen wollen: Wenn eine Location breit aufgestellt ist und mit einem Streaming-Studio aufwarten kann, verschafft dies dem Veranstalter größere (Planungs-)Sicherheit. So ließe sich gleich von Beginn an vertraglich festhalten, dass ein gebuchter Eventtermin, wenn nicht als Präsenzveranstaltung möglich, so vielleicht doch als Hybrid- oder reines Digital-Event durchgeführt wird. Sofern der Eventzweck damit ebenfalls erreicht werden kann.

Studio-Ausstattung, Kostenstruktur & Lage

Lage und Region einer Eventlocation spielen darüber hinaus eine große Rolle. Liegt die Venue im Ballungsgebiet und besitzt ein großes Streaming-Studio, kann es gut sein, dass man es aufgrund der breitgefächerten Möglichkeiten als Veranstalter schwer hat, überhaupt einen Termin für die eigene Veranstaltung angeboten zu bekommen. In einem größeren Studio-Setting lassen sich auch inhaltlich aufwendigere Events abbilden, wie z.B. Talkrunden mit mehreren Personen, oder eben hybride Veranstaltungen. Ein kleines Studio spricht dagegen Kund:innen an, die nur schnell einige Informationen transportieren möchten und ist eher für den reinen Informationsaustausch geeignet.

Ebenso lohnt als Veranstalter die Nachfrage, wie der technische Support innerhalb der Location organisiert ist. Ist ein lokal ansässiger oder landesweit renommierter Veranstaltungstechnikdienstleister etwa als Preferred Partner involviert und ansprechbar? Oder hat die Location gar ein eigenes Technik-Team? Wie sieht es im Bedarfsfall mit der Beschaffung von technischem Equipment und Personal über das in der Location bereits Vorhandene hinaus aus? Und ist der Support durch Techniker:innen auch während des Events sichergestellt? – Der, sollte es nötig sein, spontane Switch von einer Präsenz- zu einer Hybrid- oder Digital-Veranstaltung bedarf spezifischer technischer Fertigkeiten und Kenntnisse und kann nicht von jedermann geleistet werden. Auch wenn manche (Studio-)Angebote vordergründig günstiger erscheinen mögen als andere, als Veranstalter sollte man genau hinterfragen, welches Material und welche Leistungen inkludiert sind bzw. gegebenenfalls noch on top kommen.

Räumliche Gegebenheiten

Wichtig ist darüber hinaus die räumliche Aufteilung der Location an sich: Befindet sich das Streaming-Studio im gleichen Raum, in dem sich auch die Präsenz-Gäste aufhalten werden, und falls ja, wie ist es optisch – sofern nicht als Bühne beispielsweise bespielt – in das Setting harmonisch integriert? Gibt es weitere abgeschlossene Räume wie einen Backstage- oder Hospitality-Bereich, Vorbereitungsräume, in die sich das Orga-Team, Speaker o.a. zurückziehen können? Sollte ein Stream geplant sein, sind solche Nebenschauplätze extrem wichtig, da meist Personen vor der Kamera stehen, für die das Sprechen oder Moderieren ohne Publikum, Blickkontakt und direktes Feedback eine ungewohnte Situation ist.

Sicherlich sind hier mobile Raumbaulösungen oder das Aufstellen von Containern als Ersatz denkbar, sollten derartige Räumlichkeiten nicht vorhanden sein.

Support hinsichtlich kreativen Contents

Gerade guter bzw. gut aufgearbeiteter Content ist bei Hybrid- wie Digital-Events einer der wichtigsten Faktoren, weil das haptische Element bei etwa einer Produktpräsentation für die Zuschauer:innen vor den Bildschirmen völlig fehlt. Emotionen müssen trotz digitaler Entfremdung transportiert, die Aufmerksamkeit muss gehalten werden. Hier kann sich eine Venue hervorheben, die etwa kreativen Input, eine:n Ablaufregisseur:in, Coaching hinsichtlich Moderation oder Bühnenpräsenz, Maske usw. als zusätzliche Services bietet. Um diese kommt man bei der Durchführung eines Streaming-Events ohnehin nicht umhin.

Product Placement

Faszination Hockenheimring für Tagungen & Events

(Bild: Sebastian Zintel / Hockenheim-Ring GmbH)

Der Hockenheimring Baden-Württemberg ist eine weltbekannte Rennstrecke nahe Mannheim und bietet Firmenkunden eine Premium-Plattform für Veranstaltungen wie Tagungen, Produktpräsentationen und Incentives. Die Kunden profitieren dort vom hohen Bekanntheitsgrad, der adrenalingeladenen Atmosphäre und den zahlreichen Modulen, die man mit dem eigenen Event verbinden kann.

In 15 Locations mit Blick auf Rennstrecke und Motodrom können Teilnehmende das besondere Flair dieser einmaligen Arena spüren und die aufregende Welt des Motorsports miterleben: Die teilbaren Räume im Baden-Württemberg-Center auf beiden Ebenen sind für alle Veranstaltungsarten konzipiert. Die Südtribüne bietet zwei große Säle, eine Panoramaterrasse sowie fünf VIP-Logen für Workshops. Der Kongresspavillon mit 1.000 m² ist für große Tagungen und Ausstellungen geeignet. Die VIP-Lounge in der Osttribüne an der Parabolica ist eine fantastische Location für Produktpräsentationen und Abendveranstaltungen. Extras: man kann das eigene Event mit zahlreichen Eventbausteinen aufwerten wie Insider-Führung, Elektro-Kartbahn, Rennsimulatoren „Race Room Seats“, F1 Pitstop-Station oder Panoramakran.

www.hockenheimring.de/locations-tagungen

Bei Bedarf: Hygienekonzepte

Hygienekonzepte – nichts geht mehr ohne sie. Zwar sind die gesetzlichen Vorgaben mittlerweile ständig in Veränderung begriffen, aktuell so gut wie abgeschafft. Ein vorhandener (bei Bedarf sofort anwendbarer) Hygieneleitfaden gibt Veranstaltern wie auch insbesondere Gästen jedoch weiterhin Sicherheit. Nachfolgende Punkte sollten als Bestandteil eines Hygienekonzeptes abgefragt werden: Information, (Impf-)Datenerhebung und Dokumentation, Testkapazitäten, Wartebereiche für die Registrierung, Lenkung von Besucherströmen, Abstände, Kontrolle über die sich auf einer Fläche befindende Besucheranzahl, Kontakt-Tracing (RFID-Technologie erlaubt beispielsweise ein dynamisches Zonenmanagement), Belüftung der Flächen sowie Reinigung und Desinfektion.

Nachhaltigkeit

Ein Thema, das gesellschaftlich wie auch zunehmend im Berufsleben immer wichtiger wird, ist der Aspekt der Nachhaltigkeit. Wenn auch bislang bei Business-Events nur verhalten nachgefragt, wird sich dies in der Zukunft sicherlich ändern. Viele Location-Anbieter wie auch Dienstleister sind den Anfragen daher einen Schritt voraus und stellen von sich aus ihre Betriebe nachhaltig um. Venues punkten beispielsweise mit modernster Klimatechnik, rüsten ihre Dächer mit Photovoltaikanlagen nach, setzen auf eine Beleuchtung auf LED-Basis, teils sogar mit Bewegungsmeldern für verschiedene Zonen, sodass gerade nicht benötigte Räume nicht unnötig illuminiert werden. Und nicht zuletzt ist in Zeiten steigendender Elektromobilität das Angebot an Wallboxen fast schon verpflichtend.

3D-Rundgänge & One Face to the Customer

Mittlerweile immer häufiger im Marketing-Portfolio und für anfragende Veranstalter äußerst komfortabel sind 360-Grad- bzw. virtuelle 3D-Rundgänge, die Interessent:innen aus der Ferne eine erste Site Inspection ermöglichen und dadurch Zeit und Kosten sparen. Der Location-Betreiber kann direkt am Rechner beraten, was bei einer gestiegenen Zahl von Anfragen auf beiden Seiten von Vorteil ist. Eine Vorauswahl findet auf diese Weise bereits online statt.

Wenn eine Venue am Ende noch einen One-Face-to-the-Customer-Service anbietet – sprich, die Kundenwünsche durch nur eine:n Ansprechpartner:in koordiniert werden –, dann hat man alle Faktoren zusammen, die einen Veranstalter glücklich machen.