Lindner Hotels weitet Software-Automatisierung in Tagungshotels aus

Die Lindner Hotels AG weitet nach einer Testphase die softwaregestützte Automatisierung des eigenen Tagungsgeschäfts auf Veranstaltungshäuser aus. Durch den Einsatz einer Lösung von hivr.ai möchte das Unternehmen manuelle Arbeitsschritte im Buchungsprozess für Tagungen und Gruppenübernachtungen um bis zu 70% reduzieren und so das durch die Krisenjahre gebeutelte Tagungsgeschäft zurück in die Gewinnzone bringen.

Die Software-Lösung wird ab 2023 in den Lindner-Häusern, die auf Events fokussiert sind, eingesetzt. Ein Optimierungsprozess, der im Veranstaltungsbereich dringend notwendig sei, sagt Felix Undeutsch, Co-Founder von hivr.ai. „Die Coronakrise hat uns vor Augen geführt, was die Tagungsbranche über Jahre versäumt hat: die Nutzung digitaler Möglichkeiten. hivr.ai setzt hier an und unterstützt Hotels dabei, mit weniger Personal und Aufwand mehr Veranstaltungsgeschäft zu stemmen, anstatt sich selbst durch Kapazitätsreduktion auszubremsen.“ Dazu sammele die Software, die ins eigene Hotelsystem integriert werden könne, eingehende Meeting-Anfragen über verschiedene Tagungsportale hinweg, berechne Raumverfügbarkeiten und Umsatzpotenzial und erstelle automatisierte Angebote mit dynamischer Bepreisung.

Alexandra Weber, Corporate Sales Director MICE bei der Lindner Hotels AG, sieht nach der Testphase einen enormen Mehrwert: „Durch den Einsatz von hivr.ai sparen wir wertvolle Zeit im Angebots- und Buchungsprozess. Die gewonnene Zeit investieren wir dann in eine intensivere Kundenbetreuung und das strategische Arbeiten“.

Gastgewerbe: Wirtschaftliche Schieflage durch Arbeitskräftemangel

Lindner setzt die Lösung aktuell in neun Häusern ein und wird sie sukzessive auf all seine Tagungshäuser ausweiten. „Dementgegen arbeiten viele andere Hotels immer noch manuell, übertragen Daten händisch in Hotelsysteme und ermitteln Preise nach Bauchgefühl“, sagt Undeutsch. „Diese Arbeitsweise ist nicht nur sehr ineffizient und birgt wirtschaftliche Risiken, sie ist mit Blick auf 125.000 fehlende Fachkräfte im deutschen Gastgewerbe auch ein nicht zu bewältigender Kraftakt.“ Tatsächlich habe jedes dritte Hotel im Zuge von Covid-19 dauerhaft Personal reduziert, während der Tagungsmarkt seit Mitte 2022 wieder Vorkrisen-Niveau erreiche.

Kleinveranstaltungen dominieren den Tagungsmarkt

Die aktuelle Struktur des Tagungsmarktes mache den Einsatz von softwaregestützten Buchungslösungen besonders effizient. Drei von vier Tagungen hätten weniger als 30 Teilnehmer:innen und seien somit bei ähnlichem Buchungsaufwand deutlich margenschwächer als Großveranstaltungen, heißt es in einer Mitteilung von hivr.ai. Diese Erfahrung mache man auch bei Lindner. „Gerade im Bereich kleiner, standardisierter Events wie Seminaren, Schulungen und Board-Meetings liegen wir bereits über dem Anfrageniveau von 2019. Ohne Automatisierung ist ein effizienter Arbeitsablauf hier künftig nicht mehr zu gewährleisten“, sagt Weber. „Auch sehen wir im Einsatz von Arbeitsmitteln, die die Automatisierung vorantreiben, eine klare Motivation für Mitarbeiter, da einige, der sich ständig wiederholenden Standardprozesse wegfallen.“ Die Automatisierung wichtiger Prozessschritte wie Kapazitätsprüfung, Datenübertragung oder Angebotserstellung sei somit für Lindner ein weiterer Schritt, um auch künftig kompetente, motivierte Mitarbeiter im Tagungsbereich halten und finden zu können.

Unterdessen dürfte der Siegeszug von Meetings und kleinen Tagungen in den kommenden Jahren unvermindert weitergehen, „denn mit wachsender Work-from-Home-Tätigkeit steigt auch der regelmäßige, persönliche Abstimmungsbedarf zwischen Mitarbeitern“, sagt Undeutsch. „Kein Video-Call der Welt ersetzt den persönlichen Austausch, gerade bei kreativen oder komplexen Themen wird dies immer wichtiger.“

Seit Markteinführung wird hivr.ai als „Software as a Service“ im Rahmen einer monatlichen Abonnementgebühr zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen gibt es unter https://www.hivr.ai/