Die Geschäftsreise-Buchungsplattform TravelPerk hat eine Reihe von Personaler:innen und Travel Manager:innen nach den Trends bei der Planung von Firmenevents und Team-Meetings befragt.
(Bild: Pexels)
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Dabei wandte sich das Unternehmen an Firmen mit 1-25 Mitarbeitenden bis hin zu mehr als 1.000. Im Rahmen der Studie wollte TravelPerk herausfinden, wie Firmen ihre Veranstaltungen planen, wie sie sie organisieren und wie oft sie die Teams zusammenbringen. Teilgenommen haben etwa 125 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Ländern weltweit.
Planer:innen organisieren wieder mehr Events:
81% der Befragten gaben an, mehr persönliche Veranstaltungen als in den letzten zwölf Monaten zu organisieren. Die beliebtesten Veranstaltungsarten dabei sind Team-Lunches und -Dinner (70%). Der wichtigste Faktor bei der Auswahl einer Location ist die Nähe zum Büro (33%). Bei der Organisation legen die Befragten vor allem Wert darauf, dass sie das Budget einhalten (62%), Aktivitäten planen, die Spaß machen (49%) und dass so viele Teilnehmende wie möglich dabei sind (37%). Als größte Herausforderung bei der Veranstaltungsplanung sehen sie Änderungen in letzter Minute (37%).
Ob Remote-, Hybrid- oder reines Präsenzteam: Die Untersuchung zeigt, dass alle Arten von Teams zu Unternehmensveranstaltungen zusammenkommen und die meisten dies sogar in regelmäßigen Abständen tun. Mehr als ein Viertel der Unternehmen gab an, dass sie sich gerne einmal im Monat treffen, während 22% es vorziehen, alle drei Monate zusammenzukommen. Etwa 9% setzen sogar auf wöchentliche Treffen.
Welche Form darf es sein?
Beinahe 70% der Befragten gaben an, dass Team-Lunches oder -Abendessen eine beliebte Veranstaltungsoption sind, während fast 60 % angaben, dass sie saisonale Feiern (wie eine Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest) planen. Es gibt allerdings noch viele andere Veranstaltungsoptionen, die bei Teams beliebt sind. Die Hälfte der Befragten sagte aus, dass sie teambildende Aktivitäten planen – 46% setzten auf ungezwungene Treffen nach der Arbeit und 44% planen Workshops.
Wenn es um die Organisation von Reisen geht, gehen Planer:innen in der Regel den klassischen Weg: Die meisten Unternehmen verwenden entsprechend keine speziellen Tools für die Zusammenarbeit, um ihre Veranstaltungen zu organisieren. 79% nutzen E-Mails und 58% den Outlook-Kalender.
Veranstaltungsort spielt wichtige Rolle:
Bei der Wahl des Veranstaltungsortes legen die meisten Unternehmen Wert auf eine bequeme und zentrale Lage. Aber auch die Wahl eines interessanten Ortes hat hohe Priorität. Fast 13% der Befragten nannten dies als wichtigstes Kriterium, das andere Faktoren wie Preis und Unterkunftsmöglichkeiten aussticht. Planer:innen wissen, wie wichtig es ist, während einer Firmenveranstaltung im Rahmen des Budgets zu bleiben. Die Kosten für die Buchung von Veranstaltungsorten, Transportmitteln und Hotels können sich bekanntermaßen summieren. Es überrascht daher nicht, dass beinahe 62% der Befragten angaben, dass die Einhaltung des Budgets zu den drei wichtigsten Punkten bei der Organisation einer Teamveranstaltung gehört. Weitere Aspekte sind die Planung von unterhaltsamen Aktivitäten, die Steuerung der Teilnehmerzahl sowie die Auswahl guter Verpflegungsmöglichkeiten.
Last-Minute-Änderungen stellen größten Pain Point dar:
Die größte Herausforderung ist der Umgang mit Änderungen in letzter Minute, den 38% der Befragten als „schwierig” einstuften. Weitere Hürden waren die Suche nach Terminen, die für alle Beteiligten passen (34%), die Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort (22%) und das Einhalten des Budgets (22%)
