Damit ein Event reibungslos ablaufen kann, ist eine langfristige Planung im Voraus nötig. Die Planung beinhaltet dabei einige unverzichtbare Aspekte. Zur Orientierung kann man sich zunächst einige Fragen stellen:
- Was soll im Zentrum der Veranstaltung stehen? Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?
- Wie groß ist das Budget?
- Wo/Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
- Wie viele Gäste werden eingeladen?/ Wie viele Gäste werden erwartet?/ Wie viele Gäste kann die Location greifen?
- Wie lange soll die Veranstaltung gehen? (einen Abend, eintägig, zweitägig…?)
- Wird für das leibliche Wohl gesorgt? Wenn ja, welches Menü und welcher Catering-Service werden ausgewählt? Ist das Essen im Preis inklusive oder müssen die Gäste es zusätzlich bezahlen?
- Was unterhält die Gäste? Gibt es besondere Live-Acts?
- Presse oder soll es im privaten Rahmen bleiben?
Für eine vollständige Eventplanung müssen viele Details geklärt werden – um eine ordentliche und strukturierte Planung kommt man deshalb nicht herum.
